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建设城市安全工作正在进行 将采用科技化城建档案

2017-11-03 12:02:18来源:

深圳市档案局、深圳市城市公共安全技术研究院与深圳万维博通信息技术有限公司签署战略协议。

城建档案是城市规划建设管理、城市公共安全管理的重要基础信息资源。随着信息化技术的发展,如何完善城建档案的功能,强化城建档案与公共安全管理的对接,既是新型智慧城市下城建档案管理改革的重要课题,也是城市公共安全工作的重要着眼点。

2016年2月《深圳市城市建设档案管理规定》(以下简称《规定》)正式施行,这是深圳市在1994年颁布《深圳经济特区城市建设档案管理规定》的基础上,在城建档案管理方面推行的一项重大改革。新《规定》已经实施一年多了,对我市的城建档案工作带来了何种变化呢?

简化办事流程,提高行政效率

不少市民可能知道,工程竣工之前必须要先接受验收,但其实在工程竣工验收之前还有一项非常重要的工作,即建设工程档案专项验收。

可是全市每年竣工验收的工程项目数量几百个,如果由城建档案管理机构来主导这项工作,不仅档案专项验收的办理时限长,而且有可能让建设工程档案验收流于形式。因此《规定》第十五条明确,档案专项验收由建设单位组织,并向城建档案管理机构备案。

2016年6月,深圳市档案局颁布了《深圳市建设工程档案专项验收业务指引》,对档案专项验收工作的组织架构、具体内容、工作程序、标准文本予以明确,以指导建设单位的验收工作。同时将建设工程档案专项验收备案事项在深圳市网上办事大厅实行了全流程网上办理。

自此,各建设项目的建设单位可以根据本项目的实际进程灵活、自主地安排档案专项验收,验收后在网上按要求提交备案所需的全部申请材料后,就可以在当日取得备案回执。此举使得专项验收的办理时限由以前的10个工作日缩短至即日,申请人到现场的次数由至少1次减少为0次。

记者了解到,以前市城建档案馆接收档案时,会对档案的真实性、准确性进行审核,对普遍存在的文件签署问题,如漏签名(章)、代签名、打印或复印签名、签署人与工程文件要求的资质资格不符、签署人使用无法律效力的私人印章等问题提出告知整改要求。这不仅使城建馆接收档案时审核工作繁重,而且使档案移交变得繁琐漫长。《规定》第十四条明确,“建设单位、参建单位对建设工程档案的真实性、准确性负责”。因此,深圳市档案局于2016年12月颁布了《深圳市城市建设档案移交进馆流程(试行)》,将城建档案移交的办理流程由网上申报、现场审核、限期移交缩短为网上受理、现场移交,将现场审核由内容审核改为形式审核。新流程实行后,本事项申请人到现场的平均次数由2-3次减少为1次,当场接收率由2016年同期的12%提升至95%。

推动“双随机一公开”行政执法,强化事中事后监管

目前,城建档案管理机构不再负责组织档案专项验收,在接收环节也不再检查城建档案内容,这并不意味着市档案局对城建档案放任不管,反而因为权力下放,监管更加精准到位。

为加强事中事后监管,按照《国务院办公厅关于推广随机抽查规范事中事后监管的通知》,市档案局决定围绕《规定》有关要求分为建设工程项目单位档案管理情况、项目单位组织开展专项验收情况、进馆档案质量情况三类开展城建档案行政执法检查。率先启动的是“建设工程项目档案专项验收情况”执法检查。今年8月10日,市档案局向2016年6月28日-2017年6月15日期间取得《深圳市建设工程档案专项验收备案回执》但未移交城建档案的54个项目的建设单位发出了检查通知,要求各单位接到通知后对照检查内容进行自查和整改,并于8月30日前将自查情况报送市档案局。8月30日,按照“双随机”的原则,市档案局抽取了6家单位,6名执法人员在9月5日—8日对其进行了执法检查。本次执法检查,既从验收程序、验收内容等方面对建设单位的档案专项验收工作进行了检查,也宣传了《规定》,提高了建设单位对城建档案工作的重视。

同时,市档案局对属于城建档案进馆范围的建设项目实行台账管理,全面加强指导与监督,对不按期移交城建档案的行为加大监督力度。2016年市档案局对2014-2015年已经竣工验收但未移交档案的69个项目,按照《规定》第十八条“新建、改建、扩建的工程,建设单位应当于建设工程竣工验收合格后6个月内,落实建设工程档案专项验收报告中的具体要求,并向城建档案管理机构移交建筑工程档案”的要求,发出催交通知,督促建设单位按规定及时移交档案。

以信息化手段推动档案服务民生工作

《规定》第五条第二款要求市档案行政管理部门“负责全市城建档案信息化工作的统筹、规划和协调,建立城建档案业务系统”。为了落实这项规定,今年1月,在深圳市政府向市六届人大三次会议郑重承诺办好的2017年119项民生实事事项中,深圳市档案局承担了其中一项任务,即“建设全市民生档案利用网上预约服务平台,升级改造城建档案管理平台,提供更便捷的档案管理、查询、利用服务”。

该民生实事事项中一项重要内容就是建设深圳市城建档案信息化系统,改善城建档案行政指导和接收服务,促进城建档案应收尽收,为城市建设和城市公共安全管理提供更加有效的城建档案资源服务。

该系统分三个子系统,第一个子系统为整理系统,即“深圳市建设项目档案管理系统”。该子系统具有在线归档、档案整理功能。建设单位可以在项目建设初期,根据项目建设内容,利用市档案局提供的通用系统,调整设置成符合本项目档案管理需要的档案管理应用系统,为本单位和各参建单位设置归档范围和归档流向,督促项目所有参建方按照建设进度同步将工程文件信息著录到系统中。项目竣工验收后,可利用系统对归档文件的完整性进行检测并自动将文件分类、组卷,生成案卷目录、卷内目录等城建档案移交的必备文书,做好档案专项验收及向城建档案馆移交的准备。目前该子系统已经完成了系统设计和调试工作。

为进一步提高系统的可用性,今年8月29日,市档案局对“深圳市建设项目档案管理系统”的试点单位进行了培训,开始选若干项目进行系统试用。随后,市档案局将根据试用情况对系统进行修改完善,将其免费提供给建设单位使用。

第二个子系统为监督指导系统,该子系统具有项目信息管理、在线指导、专项验收备案和城建档案移交功能。城建档案管理机构可以使用该子系统,在项目前期即对建设单位进行城建档案工作在线指导,并根据项目建设的进度,督促建设单位及时进行档案专项验收备案及城建档案接收,确保城建档案工作与工程建设同步。

第三个子系统即档案接收系统,建设单位可通过该系统申请档案专项验收备案和工程档案移交。

该系统投入使用后,将使城建档案管理机构加大对全市工程项目档案的监管力度,进一步方便基层单位办事,大大提高行政效率。

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